Privacyverklaring

Besluit.ai is een dienst van 4AT Media (KvK 42107739, BTW NL005499478B88), gevestigd in 🌷 de Bollenstreek, Nederland. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via hallo@besluit.ai.

Accountgegevens

Je e-mailadres en een versleutelde versie van je wachtwoord. Je e-mailadres gebruiken we alleen voor inloggen en essentiële meldingen (zoals een wachtwoordreset). We sturen geen marketing zonder uitdrukkelijke toestemming.

Audiobestand

Het opname-bestand dat je uploadt. Dit bestand wordt direct na transcriptie verwijderd van onze server. Het wordt op geen enkel moment langer bewaard dan strikt nodig voor de verwerking.

Transcript

De automatisch gegenereerde tekstversie van je meeting. Dit transcript wordt opgeslagen op onze eigen server in Duitsland en gebruikt om meeting-notities te genereren.

Meeting-notities

De samenvatting, besluiten en actiepunten die voortkomen uit de verwerking van je transcript. Deze notities worden opgeslagen op onze server in Duitsland en zijn alleen toegankelijk voor jou.

Kennisbank

Notities over personen en projecten die jij zelf aanmaakt of die je goedkeurt nadat Besluit.ai ze na een meeting voorstelt. Deze bestanden staan op onze server in Duitsland en zijn volledig inzichtelijk en bewerkbaar via de app.

Referral-code

Een anoniem koppeltoken dat gebruikt wordt als je iemand uitnodigt voor de dienst. Er worden geen persoonsgegevens van derden opgeslagen voordat zij zelf een account aanmaken.

Agenda-URL

Als je agenda-koppeling aanzet, slaan we de privé-iCal-URL op die jij plakt, zodat we een opname aan de juiste afspraak kunnen koppelen. Die URL is alleen voor jou leesbaar.

Integraties

Als je Notion of Google Drive koppelt, slaan we de toegangstokens versleuteld op. We exporteren alleen notities naar de pagina of map die jij kiest.

Betalingen

Bij een betaald abonnement verwerkt Mollie de betaling. Wij bewaren je klant- en abonnements-id bij Mollie, geen kaartgegevens.

Voor het genereren van meeting-notities wordt je transcript (en relevante kennisbank-context) doorgestuurd naar Anthropic (Claude) op basis van een verwerkersovereenkomst. Jouw data wordt niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Die verwerking vindt plaats buiten de EU; de resultaten komen terug op onze EU-server. De transcriptie van audio naar tekst gebeurt via RunPod op GPU-servers in een EU-datacenter; je audio verlaat de EU niet en wordt daar na de transcriptie niet bewaard. Transactionele e-mail (bevestiging, wachtwoordreset, notities-klaar) verloopt via Resend.

Audiobestanden

Onmiddellijk verwijderd na transcriptie.

Overige account- en meeting-data

Bewaard zolang je account actief is. Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen via Instellingen (wachtwoordbevestiging verplicht). Bij verwijdering wissen we account, meetings, notities en kennisbank meteen van de server. Eventuele back-ups vallen binnen 30 dagen weg.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die we over jou bewaren
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van jouw gegevens ('recht op vergetelheid')
• Beperking van de verwerking
• Bezwaar tegen de verwerking
• Overdraagbaarheid van jouw gegevens

Je kunt de meeste rechten direct uitoefenen in de app (kennisbank inzien en bewerken, account verwijderen). Voor overige verzoeken kun je contact opnemen via hallo@besluit.ai. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verbindingen zijn versleuteld via HTTPS. Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (bcrypt). Integratietokens (Notion, Google Drive) worden versleuteld opgeslagen. Transcripts en notities staan op onze eigen server in Duitsland; audio wordt direct na transcriptie verwijderd. Onze server staat in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter.

Besluit.ai gebruikt Umami, een open-source analysetool die wij zelf hosten op onze eigen server in Duitsland. We meten alleen paginabezoeken, geen session replay, geen muisbewegingen en geen inhoud van het dashboard. Umami plaatst geen tracking-cookies en deelt niets met derden. Omdat er geen tracking-cookies worden geplaatst, is een cookiebanner niet vereist.

Als we deze verklaring ingrijpend wijzigen, informeren we je per e-mail. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.